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転職で成功する履歴書の書き方 完全ガイド　転職履歴書の基本から詳細マナーまで網羅

転職活動で最も重要な書類のひとつが履歴書です。企業に第一印象を与える場となる履歴書は、内容や書き方によって面接へ進めるかどうかを左右する重要な要素です。

本記事では、履歴書における基本的なルールや注意点、具体的な記入例やマナーまで幅広く紹介します。正しいマナーで履歴書を作成し、転職の成功を目指しましょう。

ここで紹介する内容を踏まえれば、採用担当者に好印象を与える履歴書が作成できます。書き方だけでなく、郵送やメール送信時のポイント、本人希望欄の扱い方なども含めて解説しますので、ぜひ最後までチェックしてください。

目次

• 転職における履歴書の基本役割
• 履歴書テンプレートの種類と選び方
• 証明写真の準備と貼り方のコツ
• 履歴書基本情報欄の書き方
• 学歴・職歴欄の正しい書き方
• 免許・資格・スキル欄の書き方
• 志望動機・自己PR欄の書き方
• 本人希望欄の書き方と注意点
• 履歴書送付時の封筒と送付状のマナー
• 履歴書に関するよくあるQ&A

転職における履歴書の基本役割

転職活動では、自分の経験やスキルを正確に伝えるために、履歴書が大きな役割を果たします。採用担当者にとって最初に目を通す判断材料となるからこそ、その重要性を再認識しましょう。

履歴書は、転職履歴書の書き方において最初に気を配るべき書類です。学歴や職歴だけでなく、志望動機や自己PR欄からどのような人物像かが読み取られます。採用担当者は、この限られた紙面から応募者の人柄や意欲を推し量ります。

特に転職の場合、前職の経験やスキルが応募先企業にどのように活かせるかを明確に伝えることが大切です。履歴書だけで判断されるケースも珍しくないため、最新の情報に更新しつつ、使い回しを避けるようにしましょう。

また、近年では厚生労働省が推奨している履歴書テンプレートで性別欄の削除や任意記入が可能になるなど、形式面でも変化が見られます。自分に合ったフォーマットを選び、転職市場での第一印象を高めていきましょう。

履歴書テンプレートの種類と選び方

履歴書は市販されているものからネットでダウンロードできるものまで、多種多様な形式が存在します。自分の経歴や応募企業の要望にマッチしたテンプレートを選び、的確にアピールしましょう。

市販の履歴書は文房具店やコンビニなどで手軽に入手でき、決められたレイアウトに沿って書くだけなので初心者にもわかりやすい特徴があります。企業によっては市販の履歴書を想定しているケースもあるため、シンプルな印象を与えたい場合に重宝するでしょう。

一方でWebからダウンロードできるテンプレートは、フォーマットを自由に変更できる利点があります。自分の経歴やスキルをより詳しく記載する際、項目を追加したり、不要な項目を削減したりして使いやすくカスタマイズできる点が魅力です。

履歴書を複数回作成・提出する機会が多い転職活動では、企業や職種ごとに微調整できるWebテンプレートが特に便利です。ただし、応募指示で市販の様式が求められている場合もあるため、まずは企業側の指定や推奨形式を確認しましょう。

市販フォーマットとWEBダウンロードの比較

市販のフォーマットは、書店やスーパーですぐに購入できる手軽さが魅力です。規格が一定であるため誤字脱字や記載漏れを防ぎやすく、新卒から転職まで幅広く対応できます。ただ、用紙サイズやレイアウトが決まっているため、アピールポイントが多い方には物足りなく感じられる場合があります。

WEBダウンロードの場合は、テンプレートをPDFやWord形式で取得でき、内容を自由に編集してから印刷できます。フォントを整えたり、空欄を作らないように調整するなど、見やすさを追求しやすい利点があります。一方で、企業によっては独自フォーマットを希望するケースもあるため、その場合は指定に合わせる必要があります。

どちらを選ぶにしても、履歴書全体を通して統一感を持たせることが大切です。表記のゆれや形式のバラつきがあると、転職活動への本気度が疑われることもあるため、細部まで丁寧に確認しましょう。

履歴書をPC作成か手書きか？ メリット・デメリット

PC作成の最大のメリットは、誤字脱字が生じにくく修正が容易な点です。文字の大きさやフォントを揃えて読みやすいレイアウトに仕上げられるため、応募企業に好印象を与えやすいでしょう。メール送付の場合も一度PDF化すれば、整った状態を保って送信できます。

手書きの場合は、黒色のボールペンで丁寧に記入することで、応募者の熱意や真剣さをアピールできます。書き間違いがあれば最初から書き直す手間はありますが、その分採用担当者に誠意を示す効果があります。ただし、文字が読みにくいと逆効果になる点には注意が必要です。

企業や職種の文化によっては、どちらの方法がより高く評価されるかが異なります。IT企業やクリエイティブ系企業ではPC作成を好む場合が多く、逆に手書きの丁寧さを評価する企業もあります。自分の志望先の傾向や、アピールしたい個性に合わせて選択しましょう。

証明写真の準備と貼り方のコツ

写真は採用担当者に与える印象を左右する重要な要素です。正面を向いて清潔感を出すなど、好印象を与えるためのコツを押さえておきましょう。

写真は3か月以内に撮影したものを使い、髪型や服装はビジネスに適した清潔感のあるスタイルを心がけましょう。背景は白や淡いブルー系を選ぶと、人の表情が分かりやすく好印象につながります。

サイズは履歴書の指定に合わせるのが基本です。稀に通勤時間や扶養家族数などの記載欄がある従来型の履歴書でも、写真のサイズだけは新しい規格が求められる場合があります。事前に指定を確認し、撮り直しを避けましょう。

貼り方は、履歴書が折れ曲がったりシワになったりしないように気を配ります。糊や両面テープを使って四隅をしっかり固定し、剥がれ防止のために裏面に氏名を書いておくと安心です。

履歴書基本情報欄の書き方

基本情報欄には、氏名や住所などの個人情報を正しく書く必要があります。見落としがちなマナーや記入上の注意点をあらためて確認しましょう。

履歴書の基本情報欄は、一見すると項目数が少ないように見えてもミスが起こりやすい部分です。特に日付やフリガナ、住所の表記などは、表記ゆれがないように意識し、採用担当者がスムーズに読み取れる形式を心がけましょう。

万が一、訂正箇所が生じた場合は、修正液や修正テープの使用は避け、記入ミスがあれば書き直すのが原則です。細かなところまで気を配っているかが企業への印象につながります。

性別の記載は任意とされる履歴書が増えています。「性別欄があるために書かなければいけないのか」と悩む方もいますが、企業に指定がない場合は筆記しない形でも差し支えありません。

日付・氏名・フリガナの正しい記入ポイント

履歴書の日付は、提出日やポストに投函する日など、企業が受け取る可能性の高い日を記入するのが一般的です。また、フリガナは「フリガナ」と指定されていればカタカナで、「ふりがな」の場合はひらがなで書くのがマナーです。

氏名は戸籍上の表記と一致させるのが原則ですが、ビジネスネームを使用している場合や結婚後の姓を迷っている場合には注意が必要です。応募先によっては通称を認めている場合もあるため、企業の指定があればそれに従いましょう。

履歴書全体を通して誤記や表記揺れがないかを改めてチェックしてください。エントリーシートや職務経歴書との一貫性が取れていないと、意欲不足と見なされる恐れもあるため注意が必要です。

住所・連絡先の書き方とマナー

住所欄では都道府県名から省略せずに書くのがマナーです。番地や建物名、部屋番号なども明確に書き漏らさないようにしましょう。企業側は書類を送る際の確認材料として利用するので、正確さが重要です。

連絡先が実家と異なる場合や、現在居住している場所と別に連絡先を設けている場合は、余白があれば両方書いておく方が良いでしょう。ただし、あまり細かい情報を詰め込みすぎると見にくくなるため、バランスを取ることが肝心です。

連絡先を複数記載する際は、優先してほしい電話番号を明確に示すと、採用担当者の混乱を防ぎます。全ての番号に着信の可能性がある場合は、メモやカッコ書きで使用状況を簡単に補足しておくのも一手です。

年齢や生年月日の表し方

履歴書で生年月日を記載する場合、和暦（令和○年）でも西暦（20○○年）でも構いませんが、学歴・職歴欄と同様に表記を統一することが大切です。途中で和暦から西暦に変わると、採用担当者が混乱する原因になります。

年齢は、応募時点の満年齢を記入しましょう。誕生日がまだ先の場合でも、書類を出す時点での年齢を書き込むことが一般的です。ただし、企業によっては生年月日を確認するパターンもあるので、必ずしも年齢欄が必要とも限りません。 たとえ些細な項目でも、書き方に誤りがあると全体の印象が下がる可能性があります。細部まで抜かりなく仕上げることで、「きちんと準備できる人」というポジティブな印象を与えましょう。

学歴・職歴欄の正しい書き方

学歴と職歴は、応募先が候補者の経歴を読み取る重要な情報源です。転職では職歴がより重視されますが、学歴の書き方も油断せず、正確でわかりやすい表記を心がけましょう。

学歴・職歴欄は履歴書の中でも最もスペースを要する項目です。時系列で正確に書くのはもちろん、在籍期間や部署、退職理由などの情報をわかりやすくまとめる必要があります。通年の区切りを間違えないよう、年度の数字に注意しましょう。

特に転職専門の履歴書テンプレートでは、高校・大学の入学・卒業年月をきちんと記入する形式になっていることが多いです。応募先が求める学歴要件を満たしていることを正しく伝えるためにも、不要な省略は避けましょう。

職歴欄では、前職での具体的な業務内容を端的にまとめるのがポイントです。転職によるキャリアチェンジを円滑に説明するためにも、どのようなスキルを身につけたのか、どの程度の成果を出したのかを伝えましょう。

学歴はどこから書く？ 入学・卒業年月の記入例

学歴は高校入学から書くのが一般的ですが、新卒での就職直後から使っている履歴書を転職でも使い回す場合は注意が必要です。履歴書は最新の時点に合わせて書き直し、日付や年度を統一するようにしましょう。

入学・卒業の年月は、和暦または西暦のどちらかに統一します。例えば西暦にするなら「2010年4月」などと明記し、卒業は「2013年3月 卒業」というように書きます。表記のズレがあると経歴詐称を疑われることもありますので、細心の注意を払いましょう。

学部や学科名も正式名称で書くと親切です。短縮して書くと応募先が混乱する可能性があります。専門学校や大学院など、通常のカリキュラムとは異なるケースも正しく区別して表記してください。

職歴欄の記載内容と退職・在職中の表記方法

職歴欄では、入社年月と会社名を正式に書き、配属された部署や担当業務を簡潔に記載します。管理職経験があれば「チーム規模」や「プロジェクトの成果」などを盛り込むとアピール効果が高まります。

在職中の場合は「現在に至る」と記載し、退職済みの場合は「退職」と明記するのが一般的です。理由まで書く必要はありませんが、倒産や契約満了などのやむを得ない理由がある場合は短く補足しても良いです。

企業は職歴欄から応募者の業務スキルや経験の深さを読み解きます。応募先の業種と関連する業務内容を強調し、採用後にどう活かせるかを想像しやすい形で書くと選考で有利になります。

ブランク期間がある場合の書き方

ブランク期間がある場合、その理由を簡潔かつ前向きな表現で補足するとよいでしょう。例えば「自己啓発のために資格取得に専念」や「家庭の事情で一時休職」などと記載しておくと、企業側が納得しやすくなります。

ブランクを全く書かずにいると、採用担当者は理由を推測しにくくなり負の印象を持つことがあります。あえて記入しておくことで、誠実さと準備の良さを示すことができるでしょう。

ただし、あまりに詳細を書きすぎると自主的な休職理由でもネガティブに捉えられる可能性があります。最低限の説明に留め、面接時に具体的に説明するスタンスがおすすめです。

免許・資格・スキル欄の書き方

自分の強みとなる免許や資格をアピールするには、正式名称や取得時期を正しく記載することが欠かせません。転職ならではのスキルも含め、戦力になり得る要素をしっかり示しましょう。

免許・資格欄には、運転免許をはじめ、仕事に直結する資格を中心に書きましょう。例えば語学力やITスキルなど、転職に強みとなる資格を優先的に記載します。一方、応募職種に関連の薄い資格は列挙しすぎると焦点がぼやけるので注意が必要です。

資格は正式名称で書くことが基本です。略称や通称を使う場合でも、可能な限り正式名称を添えて記載することで、採用担当者が資格の内容を正確にイメージしやすくなります。

スキル面では、具体的に使用できるソフトウェアやプログラミング言語などを挙げるのも有効です。応募先の求人情報や業務内容をよく確認し、どの部分がアピールになるかを吟味して取り入れましょう。

記載すべき資格の優先順位と正式名称

免許・資格欄で実際に評価の対象となるのは、業務に関連度が高い資格です。例えば営業職なら普通自動車免許や語学力が重視されることがあります。応募企業の業種・職種にマッチした資格を先頭に書き、アピール度を高めましょう。

例えば「TOEIC 800点」や「簿記2級」など、具体的なスコアや等級を記載することでスキルの程度が具体的に伝わります。企業が資格に馴染みがない場合でも、正式名称とレベルが分かれば評価しやすくなるという利点があります。

企業によっては専用の資格やスキルを重視するケースもあります。求人情報や企業ホームページで確認し、可能であれば応募先に関連性の高い資格を上位に記入しておきましょう。

取得予定の資格をどこまで書くか

取得見込みの資格は書いても問題ありませんが、まだ受験のメドが立っていない場合は信頼性を失うリスクがあります。確実に取得する段階に近い場合のみ「取得予定」と記載すると良いでしょう。

資格試験の受験日が決定しているなら、「○年○月 試験予定」のように具体的に表記する方法があります。企業側からすると、応募者の情報に具体性があるほど評価が高まる傾向にあります。

ただし、取得予定として記載したからには面接で詳細を問われる可能性が高いです。動機や学習状況について明確に説明できるよう準備しておきましょう。

志望動機・自己PR欄の書き方

志望動機と自己PRは、転職の選考において採用担当者が特に注目するポイントです。企業への貢献度を具体的に伝え、応募者としての価値をしっかりアピールしましょう。

志望動機では、転職理由と今後のキャリアビジョンが企業にとってどんな利益を生むかを明確に示すことが大切です。「業務効率を高めるスキルを活かしたい」「新規事業の拡大に貢献したい」といった形で、具体的な功績イメージを伝えましょう。

自己PRでは、これまでの実績や実務経験、チームへの貢献の仕方などを例に挙げると効果的です。営業成績や開発プロジェクトの成功事例など、数字や事例を示すと説得力が高まります。

あまりに長文で実績を詰め込みすぎると読みづらくなるため、要点を絞って読み手に負担をかけない工夫も必要です。採用担当者が書類を読む時間は限られているので、一目で要点が分かる構成を意識しましょう。

転職における志望動機のポイント

転職の場合は、前職で不満があった点だけを語るよりも、次のステップとして応募先企業で実現したいことを軸にした内容にすると好印象です。ネガティブな動機だけでは途中離職を繰り返すイメージを与えるリスクがあります。

応募企業の商品やサービス、社風に共感した部分なども織り交ぜると説得力が増します。「自分の経験と企業のビジョンが合致している」「今後企業が目指す方向性に貢献したい」など前向きな姿勢を伝えましょう。

また、志望動機を簡潔にまとめる際は、「将来的に成し遂げたいこと」「自身のスキルとの親和性」「企業の期待に応えられる具体例」をバランスよく配置すると高評価を得やすいです。

自己PRでアピールすべき実績と人柄

自己PR欄には実績を書くことが基本ですが、人柄が伝わるエピソードも欠かせません。例えば「チームマネジメントの際にメンバー全員の意見を尊重し、○○の成果を出した」など、協調性や主体性をアピールすると好印象です。

数字を示せる成果がある場合は、できるだけ定量的な表現にしましょう。例えば「前年対比120％の売上に貢献」「客先クレーム件数を半減」など明確な数値があると、説得性が格段に上がります。

ただし、過度に自己評価を強調しすぎると自慢に聞こえる可能性もあります。謙虚ながらもしっかりと成果を示すバランスを保つことで、採用担当者に好まれる文章になります。

本人希望欄の書き方と注意点

企業への要望を伝えられる本人希望欄は、曖昧な書き方や過度な条件提示によって印象を損ねることもあります。希望条件をどう伝えるかのバランスが重要です。

本人希望欄は、給与や勤務時間、勤務地、通勤時間など譲れない条件をまとめることが多いですが、あまりにニーズを盛り込みすぎると採用担当者に高圧的な印象を与えかねません。必要最低限の要望に絞るのがおすすめです。

記載が必須でない場合は「特になし」と書くのも一般的な方法です。ただし、本当に叶えてほしい希望があるなら遠慮なく書くべきです。企業側が配慮してくれる可能性が高まるので、重要度の高い希望だけは明確にしましょう。

待遇や休暇など細かい希望は、面接時に相談できる場合があります。履歴書の段階で細部まですべて書き連ねるよりも、要点を短く伝えるほうが好印象です。配慮してほしい事情がある場合も、簡潔さを意識しましょう。

給与・勤務時間・勤務地希望の伝え方

希望給与は、極端な高額を提示すると印象が悪くなります。相場をリサーチし、業務内容に見合った水準で提示するのが妥当です。必ずしも具体的な金額を書かずに、応相談という形でもよいでしょう。

勤務時間や勤務地に対する制約がある場合は、どの程度融通が利くのかを明示しましょう。「リモートワークが週○日可能」「子育てのため○時以降は残業不可」など、企業としても実務上の調整が必要なので早めの申告が大切です。

あまりに細かい条件を長文で記載すると、協調性に欠けると思われる可能性もあります。条件交渉をするにしても、まずは応募企業の状況を理解した上で、譲れない部分と譲歩できる部分をまとめておくとスムーズです。

書かない方がいい内容とは？

あまりに細かい希望やプライベートな要求を履歴書段階で書きすぎると、企業にネガティブな印象を与えかねません。例えば「転勤拒否」「大幅な給与アップ」など、条件のハードルが高すぎる場合は面接で話すほうが得策です。

個人的な家庭事情など、詳細を明かす必要がないならば履歴書では触れずに面接時に相談することもひとつの手です。応募時点から私的な事情を全面に出すと、協調性が疑われるリスクもあります。

書かない方がいい内容の線引きは応募企業や職種にもよりますが、転職時の一般的なマナーとしては、企業が配慮しにくい要望を初期段階から多数羅列するのは避けるのが無難でしょう。

履歴書送付時の封筒と送付状のマナー

履歴書を郵送する際や面接時に持参する際のマナーは、社会人としての基本が問われる部分です。正しい封入方法や送付状の書き方も忘れずに確認しましょう。

郵送で送付する場合は、A4サイズの封筒を用意し、履歴書が折れずにそのまま入れられる形が望ましいです。送付状（添え状）を同封し、企業名や担当者宛を正しく書き、ビジネス文書としての形式を守りましょう。

相手が複数の応募書類を受け取る可能性があるため、封筒の表面には「応募書類在中」と赤い字で明記します。角形2号の封筒を使えば履歴書や職務経歴書を折りたたむ必要がなく、印象が良くなります。

メール添付で履歴書を送る場合は、PDF化してファイル名を「履歴書_氏名」のように分かりやすくするのがマナーです。また、メール文面でも簡単な挨拶と応募の旨を伝え、応募書類を送付する旨を明確に示しましょう。

郵送とメールで送る場合の違い

郵送で送る場合は、書類の実物を受け取ってもらえるため、手書きの温かみや書類管理のしやすさをアピールできるという利点があります。一方で、到着に日数がかかり、紛失リスクもゼロではありません。

メール送付は、スピーディーに書類を送れるというメリットが際立ちます。忙しい採用担当者にとってはデジタルで管理しやすい点も大きなメリットです。ただし、相手のメール受信環境やスパムフィルタの影響などにも配慮が必要です。

いずれの場合も、送付前に誤字脱字やファイル形式、宛先に間違いがないか最終チェックを行いましょう。小さなミスひとつで評価を下げないために、細部まで注意を払います。

当日持参の際に注意すべきポイント

面接当日に履歴書を直接持参する場合は、クリアファイルなどに入れて折り目や汚れがつかないように注意しましょう。カバンも書類サイズに合ったものを選ぶと、書類管理の丁寧さが伝わります。

手渡しする際は、履歴書が上にくるように資料をまとめ、取り出しやすいように工夫しておきます。もし提出を求められた場合には、表紙を正面にして差し出し、「本日、履歴書をお持ちしました。ご確認ください」と一言添えると丁寧です。

事前に書類に汚れや折れがないか、写真が剥がれていないかなど最終確認を怠らないことが大切です。履歴書そのものだけでなく、社会人としての基本的な振る舞いを示すチャンスでもあります。

履歴書に関するよくあるQ&A

履歴書の形式や書き方でよくある疑問点をまとめました。転職の書類準備で悩みがちなポイントを解決し、スムーズに応募を進めましょう。

Q1: 性別欄は必ず書かなければいけないですか？

A: 厚生労働省の推奨フォーマットでは性別記載が任意となっています。企業に指定がなければ空欄でも問題ありません。

Q2: 通勤時間や扶養家族数を聞かれる場合がありますが、必要でしょうか？

A: 近年の履歴書では削除される傾向にありますが、企業の判断で必要とする場合もあります。記入が求められていれば丁寧に書きましょう。

Q3: 前職の退職理由は細かく書く必要がありますか？

A: 履歴書に詳しく書く必要はありませんが、面接で問われる可能性が高いです。退職理由が企業にネガティブに伝わらないように準備しておきましょう。

履歴書は転職活動において、あなたの最初の印象を左右する大切な書類です。各項目の書き方をマスターして、選考通過の可能性を高めましょう。

履歴書を丁寧に書くことで、採用担当者に対して「きちんと準備できる人」という好印象を与えられます。日付やフリガナ、住所など基本情報の記載漏れがないように、最後まで入念なチェックを怠らないようにしましょう。

学歴・職歴では時系列や在職・退職の正確な表記に気を配り、ブランク期間がある場合には簡潔かつ前向きに説明します。資格欄では正式名称と関連性を意識し、必要に応じて取得見込みのものもアピール材料に加えると良いでしょう。

最終的には、履歴書の内容と本人希望欄、志望動機、自己PRで一貫したストーリーを見せることが大切です。企業の期待事項に合わせた内容になっていれば採用担当者の興味を引きやすく、次の選考へ繋がる一歩となるでしょう。

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